Czym jest kontrola ITD w firmie i jakie dokumenty mogą być wymagane w jej trakcie?

Kiedy i na jakich zasadach może nastąpić kontrola ITD w firmie transportowej? Jakie dokumenty może sprawdzać inspektor wizytujący przedsiębiorstwo? Jak skutecznie przygotować się na kontrolę ITD, by ograniczyć ryzyko negatywnych konsekwencji dla firmy? Na każde z tych pytań odpowiadamy w dalszej części artykułu!

Kiedy może dojść do kontroli ITD w firmie transportowej?

Wszczęcie kontroli ITD w firmie transportowej może mieć różne przyczyny. Jedną z nich są uzasadnione podejrzenia wobec przedsiębiorstwa, że dopuściło się ono poważnych naruszeń. Innym potencjalnym powodem jest wykrycie istotnych nieprawidłowości podczas kontroli drogowej. Szczególnie alarmujące z perspektywy inspektora ITD przeprowadzającego czynności kontrolne na drodze są m.in.:

• sygnały wskazujące na manipulowanie tachografem,
• brak odpowiedniego rejestrowania aktywności na karcie kierowcy,
• brak niezbędnych dokumentów w kabinie pojazdu.

Przyczynami wszczęcia kontroli ITD w siedzibie przedsiębiorstwa transportowego mogą być również m.in.: zlecenie ze strony innych organów kontrolnych, np. Urzędu Skarbowego czy Państwowej Inspekcji Pracy, a także skarga złożona do Inspekcji Transportu Drogowego przez byłego kierowcę firmy.

Jak wygląda kontrola ITD w firmie transportowej?

Chcąc odpowiednio przygotować się na kontrolę ITD w siedzibie firmy, warto zapoznać się z podstawowymi informacjami na temat tego postępowania. Co warto wiedzieć przed potencjalnym kontaktem z inspektorem Inspekcji Transportu Drogowego? Kontrola ITD w firmie powinna być poprzedzona listownym zawiadomieniem. Przewoźnik musi otrzymać informację o wszczęciu kontroli z odpowiednim wyprzedzeniem. Czynności kontrolne nie mogą zacząć się wcześniej niż 7 dni lub później niż 30 dni od momentu, w którym zawiadomienie zostanie dostarczone. W jego treści zazwyczaj zamieszcza się informacje m.in. o wykazie wymaganych dokumentów, kontrolowanym okresie oraz o zakresie kontroli. Bardzo ważne jest również to, że kontrola ITD w firmie transportowej jest ograniczona czasowo. Zgodnie z przepisami, może ona trwać od 6 do 48 dni. Jej dokładna długość zależy od wielkości przedsiębiorstwa, w którym będzie przeprowadzana. Sposób uregulowania tej kwestii został ujęty w art. 55 Ustawy z dnia 6 marca 2018 r. – Prawo przedsiębiorców.

W kontekście kontroli ITD należy wspomnieć również, że powinna być ona:

•  przeprowadzana w obecności przedsiębiorcy lub wyznaczonej przez niego osoby,
•  udokumentowana – w tym celu wykonuje się protokół kontroli, który zawiera ustalenia dokonane w jej trakcie.

Jakich dokumentów może wymagać inspektor przeprowadzający kontrolę ITD w firmie?

Inspektor ITD przeprowadzający kontrolę może zażądać od firmy przedstawienia różnych dokumentów. Ich wykaz jest zamieszczany w zawiadomieniu kierowanym do przedsiębiorstwa. Do dokumentów, których przygotowania często wymaga się od przewoźników, należą m.in.:

•  zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika lub licencja uprawniająca do wykonywania działalności gospodarczej w zakresie transportu drogowego,
• certyfikaty kompetencji zawodowych osób zarządzających transportem,
• ewidencja czasu pracy kierowców,
• kopie praw jazdy oraz dokumenty potwierdzające aktualne badania lekarskie i psychologiczne kierowców firmy,
• wykaz pojazdów używanych do realizacji przewozów drogowych,
• dokumenty potwierdzające prawidłową organizację i dyscyplinę pracy,
• dokumenty z okresu objętego kontrolą, które są związane z wykonywaniem przewozów drogowych,
• świadectwa kierowców niebędących obywatelami UE, którzy wykonują przewozy drogowe na rzecz firmy.

Oprócz tego inspektor ITD może weryfikować wiele innych kwestii, w tym np. dane z kart kierowców i pamięci tachografów cyfrowych z kontrolowanego okresu, a także wydruki z kart i tachografów wykonane w tym czasie. Chcąc dowiedzieć się więcej na temat tego, jakie dokumenty mogą być potrzebne na czas kontroli ITD w firmie, warto zapoznać się ze wzorem zawiadomienia, które zamieszczono w Załączniku nr 14 do Zarządzenia nr 28/2014 Głównego Inspektora Transportu Drogowego z dnia 17 września 2014 r. w sprawie zasad planowania, prowadzenia oraz dokumentowania kontroli przewozów drogowych przez inspektorów Inspekcji Transportu Drogowego.

Jak przygotować się na kontrolę ITD w siedzibie przedsiębiorstwa?

Przewoźnik pragnący nie dopuścić do tego, by kontrola ITD w firmie okazała się problematyczna, powinien z wyprzedzeniem wdrożyć odpowiednie działania przygotowawcze. O jakie kwestie warto zadbać w ramach tych przygotowań? Przestrzeganie norm czasu pracy i systematyczne pobieranie danych z tachografów oraz kart kierowców Chcąc być w dowolnym momencie gotowym na potencjalną kontrolę Inspekcji Transportu Drogowego w siedzibie przedsiębiorstwa, warto działać profilaktycznie i pilnować, by codzienna działalność firmy była prowadzona w zgodzie z przepisami. Szczególną uwagę należy zwrócić m.in. na:

• przestrzeganie norm czasu pracy kierowców oraz dokumentowanie i uzasadnianie ewentualnych naruszeń,
• poprawne ewidencjonowanie i rozliczanie czasu pracy kierowców,
• regularne pobieranie plików DDD z kart kierowców i pamięci tachografów, a także bezpieczną archiwizację pozyskiwanych danych.

Ograniczając na co dzień liczbę naruszeń, przewoźnik może zwiększyć swoje szanse na uchronienie się przed poważnymi karami w razie kontroli. Zebranie kompletnej dokumentacji Jak jednak postąpić w sytuacji, gdy do firmy trafi zawiadomienie o zamiarze wszczęcia kontroli? W takim momencie należy zatroszczyć się o skompletowanie i uporządkowanie dokumentacji. Powinna ona obejmować m.in. wykonane wydruki z tachografów i kart kierowców oraz potwierdzenia dni wolnych. Dobrym pomysłem może być skontaktowanie się z inspektorem ITD odpowiedzialnym za przeprowadzenie kontroli w celu upewnienia się, jakie dokumenty należy przygotować oraz na jakie kwestie w trakcie prowadzenia czynności kontrolnych ma zamiar zwracać szczególną uwagę. Skorzystanie z profesjonalnego wsparcia Warto dodać, że przedsiębiorstwo transportowe nie musi samodzielnie przygotowywać się do kontroli ITD. Może skorzystać z pomocy specjalizującej się w tym zakresie firmy, takiej jak np. IdeaPro, i zapewnić sobie m.in.:

• wsparcie w skompletowaniu wymaganych dokumentów,
• doradztwo w sprawach związanych z zaplanowaną wizytą inspektora ITD,
• profesjonalną reprezentację podczas kontroli.

Zaangażowanie do pomocy doświadczonych specjalistów pozwala odpowiednio zarządzić nawet bardzo trudną sytuacją i zwiększyć szansę na to, że kontrola ITD w firmie będzie miała dla przewoźnika pozytywny finał.